IA para hacer presupuestos: precios, fuentes y revisión

En un presupuesto, una suma correcta no demuestra que el precio sea correcto. Ese es el punto que conviene aclarar antes de usar IA para hacer presupuestos: el modelo puede proponer una cifra y el programa sumarla perfectamente, aunque la propuesta no coincida con tu catálogo.

Lo hemos visto al construir VEXA, un asistente para una empresa industrial. Aquí separo lo que ya hace el programa, lo que le pedimos al modelo y lo que sigue teniendo que comprobar una persona. No son tres formas de decir lo mismo.

¿Qué necesita la IA para hacer un presupuesto?

En nuestro caso cargamos el catálogo y los pedidos exportados del programa de gestión en Excel, junto con presupuestos antiguos como referencia:

El catálogo: código, descripción, precio de venta y las características que distinguen un producto de otro (en su caso, medidas y material).
Los pedidos aceptados: fecha, cliente, código, precio unitario y cantidad de cada línea. Es lo que permite proponer el precio al que de verdad se vende.
Unos cuantos presupuestos antiguos como ejemplo de formato y de tono.

VEXA tiene una base de datos con búsqueda de texto. No es el modelo quien se aprende el catálogo: el programa recupera referencias y se las pasa como contexto.

Cómo funciona un asistente de presupuestos por dentro

El comercial pide. Escribe lo que necesita el cliente, o pega una foto, un PDF o un audio.
El sistema busca. Usa el texto del mensaje actual para recuperar referencias del catálogo y de los pedidos. No convierte primero el contenido de un adjunto en una consulta.
La IA propone. Con ese contexto, Claude Haiku prepara las líneas. Le pedimos que cite el pedido o el código del que sale cada precio. La temperatura baja es una configuración del modelo, no una garantía de exactitud.
El programa calcula. Sumas, impuestos y total los hace el código, no el modelo.
Una persona revisa. El borrador se puede editar y los pedidos y productos encontrados aparecen al lado para contrastarlos.
Se envía a mano. Se copia como imagen para WhatsApp o como email. Ese paso permite revisar antes de enviarlo, pero no demuestra que la revisión se haya hecho bien.

Ese orden aporta contexto al modelo. No garantiza que los precios sean correctos: también hay que comprobar qué referencias ha recuperado y qué ha hecho con ellas.

Qué controla VEXA hoy y qué no

Tarea	Dónde se aplica	Límite
Recuperar catálogo y pedidos	Código: búsqueda de texto	Depende del texto del mensaje y de las referencias que encuentra.
Sumar líneas y calcular impuestos	Código: operaciones aritméticas	Una suma correcta no valida el precio ni el tipo impositivo utilizado.
Citar fuentes y no inventar precios	Instrucción al modelo	No se comprueba automáticamente que el código citado exista ni que el precio coincida con la fuente.
Contrastar y enviar el borrador	Revisión y envío manuales	La persona debe revisar cantidades, unidades, precios, fuentes e impuestos.

Validar los códigos y precios contra la base de datos sería una mejora del sistema. No lo presentamos como una función que VEXA ya tenga.

Las reglas que le pedimos seguir al modelo

Estas instrucciones orientan el borrador. No sustituyen una validación contra la base de datos ni la revisión antes de enviar:

Cada precio con su fuente. Le pedimos identificar el pedido o el código del catálogo. La referencia propuesta también debe comprobarse.
Una estimación no es un precio encontrado. Si falta una coincidencia, las instrucciones permiten estimar a partir del mismo material y medidas cercanas. Hay que contrastar los productos usados, la unidad y el cálculo antes de aceptar esa propuesta.
Si tampoco hay base, no completar las líneas. Le pedimos devolver un borrador sin líneas y explicar qué falta, o proponer una búsqueda externa. Es una instrucción, no un bloqueo automático de precios inventados.
Las cuentas, en el código. El modelo da el precio unitario de cada línea. La suma, los impuestos y el total los calcula el programa.
Los tipos impositivos se revisan aparte. Le pedimos al modelo dejarlos vacíos. No hay un control que rechace cualquier tipo propuesto por el modelo, así que la persona debe confirmarlos. Calcular el impuesto y elegir el tipo correcto son tareas distintas.
Comprobar antes de enviar. El procedimiento exige revisión humana. No tenemos una medición de cuánto cumple el modelo estas instrucciones, y no damos por validado un borrador solo porque tenga buen formato.

Lo que aprendimos montando uno

El catálogo habla distinto que el comercial

El comercial escribe como habla y el catálogo está escrito como lo dejó quien lo creó, con sus abreviaturas. Hizo falta una lista de sinónimos entre la forma de hablar del equipo y las abreviaturas del catálogo. No hay forma de saltarse ese trabajo: si la búsqueda no encuentra el producto, la IA no tiene de dónde sacar el precio.

Si solo cargas los pedidos ganados, la IA solo ve los precios que ganaron

Cargamos los pedidos aceptados porque son los precios reales de venta. Pero eso tiene un sesgo: el asistente no ve los presupuestos que se perdieron, que a veces son justo los que te dicen dónde te pasaste de precio. Si los tienes, conviene cargarlos marcados como perdidos.

Leer una foto y buscar en el catálogo son dos pasos

En VEXA la búsqueda usa el texto del mensaje actual, no lo que el modelo vea después en la foto. Un adjunto sin texto no consulta el catálogo: llega al modelo, pero sin referencias recuperadas de esa búsqueda.

La consecuencia práctica es escribir junto al adjunto los datos que se quieran buscar y comprobar las referencias que devuelve. Convertir primero la imagen en una consulta sería otro paso del sistema, no algo que demos por hecho porque el modelo tenga visión.

El presupuesto tiene que salir por el canal que usa el cliente

La primera versión generaba un PDF. Lo cambiamos por una imagen lista para pegar en WhatsApp y un email, porque es por ahí por donde la empresa habla con sus clientes. Un formato perfecto que nadie envía no sirve de nada.

Guarda una vez y archiva, no borres

Los errores de uso enseñan más que los del modelo. Varios botones de guardar acabaron creando presupuestos duplicados, y un borrado se llevó por delante conversaciones que no se podían recuperar. La solución fue aburrida: guardar una sola vez cada presupuesto y archivar en lugar de borrar.

¿Y con ChatGPT y un Excel?

Puedes probar un borrador con un Excel del catálogo. También tendrás que contrastar los precios y las unidades. Una aplicación compartida evita que cada comercial use una copia distinta del archivo, pero no vuelve exacto al modelo por sí sola. Es el tipo de proceso que explico en por qué tu empresa pierde dinero usando IA: conviene definirlo y comprobarlo, no solo guardar un prompt.

¿Cuál es la mejor IA para hacer presupuestos?

No hemos comparado modelos para darte un ganador. VEXA usa Claude Haiku, pero el criterio de evaluación debería ser el borrador final: códigos existentes, precios trazables, unidades correctas y cuánto hay que corregir. Cambiar de modelo no elimina la necesidad de comprobar esos puntos.

Lo que no te voy a dar es una cifra de cuánto tiempo ahorra por presupuesto o de su porcentaje de acierto: no lo hemos medido, y prefiero no ponerte un número que no puedo respaldar.

¿Tiene sentido para tu empresa?

Puede merecer una prueba si cotizáis desde un catálogo y un histórico de pedidos. La haría con presupuestos cuyo resultado conozcáis, comparando referencias, cantidades, unidades, precios y correcciones necesarias. En desarrollos a medida contamos VEXA, y la evaluación son nueve preguntas para ver por dónde empezaría.

Preguntas frecuentes

¿Puede la IA hacer presupuestos?

Puede preparar el borrador: buscar los productos en tu catálogo, proponer cantidades y precios a partir de tus pedidos anteriores y darle formato. Lo recomendable es que una persona lo revise antes de enviarlo.

¿Cómo evitar que la IA se invente los precios?

Busca referencias antes de generar el borrador y comprueba después cada código y precio contra su fuente. Pedirle al modelo que cite o que deje líneas vacías no garantiza que lo haga. VEXA calcula los totales con código, pero la coincidencia entre precio y fuente sigue dependiendo de la revisión humana.

¿Qué datos necesito para hacer presupuestos con IA?

Tu catálogo con códigos, descripciones y precios, y tu histórico de pedidos con fecha, cliente, producto, precio unitario y cantidad. Si los tienes en Excel, se pueden cargar desde ahí.

¿Se puede hacer un presupuesto con IA en Excel?

Se puede pedir un borrador a partir de un Excel. Antes de enviarlo hay que comprobar cantidades, unidades y precios. Una herramienta compartida puede ordenar el proceso, pero sus instrucciones no sustituyen la validación de los datos.